數據的備份和歸檔具有不同的功能，很多人沒有認識到兩者之間的差異，這可能導致訪問問題，甚至法律問題。而對于備份人員來說，備份和歸檔之間的差別非常明顯，很容易理解。

什么是備份?

備份是為了在損壞或丟失的情況下恢復所述數據而創(chuàng)建的數據副本。在備份完成后，不會刪除原始數據。

備份的例子包括筆記本電腦或臺式機上所有文件的每次備份，或者iPhone上的所有照片都會被復制到iCloud，以防數據隨著手機丟失而丟失。人們還將備份文件服務器(非結構化數據)和數據庫(結構化數據)。備份可能會更加關注數據，如數據庫轉儲、服務器的操作系統(tǒng)、裸機備份，或兩者都支持VMware 的VMDK文件的備份。

備份的定義實際上歸結為目的，備份的目的始終是相同的：如果發(fā)生某些事情，則恢復數據。例如，RAID 6存儲陣列的三個磁盤可能存在故障，并且需要還原其所有數據。有人可能會意外或惡意刪除VMware、Hyper-V或AWS EC2配置中的一個或多個虛擬機，并且需要還原它們。人們可能有一天會意識到組織中的每個文件都已被勒索軟件包加密。如果沒有良好的備份系統(tǒng)，其最終的選擇只能是支付贖金。而有了良好的備份系統(tǒng)，則可以找到勒索軟件所勒索的數據，然后恢復所有數據，而無需支付黑客勒索費用。

什么是歸檔?

歸檔是為參考目的而創(chuàng)建的數據副本。雖然不是必需的，但在進行歸檔后通常會刪除原件。

如果備份的目的是將某些數據恢復到平時的樣子，那么歸檔可以用于多種目的。最常見的目的是幫助人們找到很久以前的一些數據。它可能是單個文件，其中包含一個非常重要的項目，例如幾年前客戶簽署的合同。它可能是一組相關的數據，例如某個建筑物的所有結構圖。或者它可能是企業(yè)過去制作的都已經過時的所有CAD圖紙。

另一個相關數據集可能是可以證明給定點的所有電子郵件和/或文件。也許一名員工被解雇了，這是因為公司認為他實施了沒有許可的行為，然后。企業(yè)的訴訟可能會發(fā)出一個電子發(fā)現請求，要求所有發(fā)送給他們的電子郵件，其中非工作時間或他們將要兼職的公司名稱。其他人可能正試圖證明其工作狀態(tài)，并希望查看來自特定管理人員的所有電子郵件，這些管理人員的電子郵件將會列出。

歸檔可以幫助人們完成所有這些任務。某人可能擁有企業(yè)所提供的每個銷售訂單、報價或合同的歸檔。可以在線保留當前的合同和訂單，但是將所有這些合同和訂單保存在歸檔中，歸檔應該有一個索引，允許通過這些訂單的內容檢索訂單和合同。或者某人也可能擁有公司發(fā)送或接收的每封電子郵件的歸檔。

某些電子郵件歸檔系統(tǒng)可以從電子郵件服務器中清除已存檔的電子郵件，這些電子郵件可以通過超過一定大小，或在n天內未被訪問等條件進行消除。這有助于保持電子郵件系統(tǒng)的精簡，節(jié)省計算和存儲資源，并使備份工作更容易。如果法律不要求人們保留所有電子郵件，那么這甚至可能是歸檔的目的。

恢復與檢索

即使歸檔的目的是節(jié)省主存儲空間，它也需要能夠執(zhí)行檢索而不是恢復(如果要將其稱為存檔)。備份系統(tǒng)還原和歸檔系統(tǒng)檢索。

還原時，它通常是單個文件、服務器或數據庫。當人們檢索某些內容時，它通常是相關數據的集合，可能存儲也可能不存儲在同一服務器上，甚至可能存儲在相同的格式中。還可以對單個時間點執(zhí)行還原，例如將數據庫還原到某天的樣子。檢索使用一段時間的數據，例如過去三年的所有電子郵件。

數據恢復需要人們了解文件或數據備份時的大部分內容，否則很難找到它。人們需要知道它所在的服務器的名稱，它所在的數據庫或目錄，要返回的文件或表的名稱，以及上次查看的日期。檢索不需要這些信息，人們只需要知道所有與一組參數匹配的文件或記錄。例如提供過去三年中創(chuàng)建的包含特定短語或由特定人員創(chuàng)作的所有文件或電子郵件。

差異為何重要

許多人嘗試將他們的備份系統(tǒng)用作歸檔系統(tǒng)，這意味著他們將備份保存多年，甚至永遠。在第一次獲得真正的檢索請求時，人們會發(fā)現從執(zhí)行恢復的操作中執(zhí)行檢索是多么困難。這將使檢索花費更多、更長的時間，可能是幾個月而不是幾分鐘，并且花費更多的成本，甚至高達數百萬美元。

如果檢索是針對來自訴訟的電子發(fā)現請求，并且無法及時滿足，那么可能會有法院發(fā)出不利推理指令的風險。人們花費六個月的時間來滿足他們所知道的簡單要求，而卻遠遠沒有完成。法官推斷其試圖隱瞞什么。比較聞名的例子是摩根士丹利的訴訟案例，他們在這種情況下?lián)p失了數十億美元。

因此，不要將備份用作歸檔。如果人們有著長期存儲需求，請采用一個實際的歸檔系統(tǒng)。這將有一個前期成本，但從長遠來看它將是值得的。