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現今各機關、企事業單位已經進入了利用計算機辦公的時代。員工們用計算機代替了傳統的筆和記事本，各種應用格式的電子文檔也代替了傳統的紙制文件。目前機關單位的政務信息、設計機構的工程圖紙、企業的企劃方案和財務報表都制作成了電子文檔。
與紙制文件相比電子文檔的優勢非常明顯：編輯功能強大、制作方便、易于修改、便于編目存儲與查閱。
電子文檔給大家帶來方便的同時也帶來了重大的安全隱患。由于電子文檔便于攜帶和傳播，一臺筆記本電腦、一張軟盤、一個U盤、甚至一封電子郵件都有可能將絕密的電子文檔輕易的復制、非法帶離。
用戶往往會面臨以下文檔安全問題：
如何防止員工在離職時將重要文檔私自帶離單位，并將這些文檔外泄給他人；
如何防止員工外出時將拷有文檔的U盤、移動硬盤遺失導致文檔泄密；
如何做到文檔的分級管理，實現文檔與用戶之間的權限管理；
如何實現文檔的使用審計；
這些問題隨著電子文件在用戶單位中重要性的提高，承載業務量的增加越來越重要。
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