“某街道辦事處3樓會議室由于會議室不能滿足日常會議需求，準備建設一間具有先進性、智能化、高效環保，具備日常會議、研討會、座談會、專題討論會、學術討論會、網絡會議、重要事項決定、討論分析、信息決策，工作報告等等。”

一、項目背景

"無紙化會議"最早是由聯合國非政府組織委員會于2003年提出，它用全電子模式運作非政府機構委員會，是努力提高委員會工作效率，改善工作方法的舉措之一。同年5月5日，聯合國總部的一號會議廳正式啟動"無紙化委員會"，每次為委員會會議節省紙張4至8萬份。2010年1月1日，聯合國對會議文件的使用、管理全面推行"無紙化"。

縱觀國際國內較成熟的無紙化會議系統，從系統外觀來看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計算機技術、智能觸控、通訊技術、軟件技術、書寫技術等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導讀、會議記錄、會議室型號觸控切換等系列工作，無需分發大量的紙質文件，使與會者真正告別了紙質材料。

無紙化會議是一種全新的會議模式，它將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程，為辦會和參會人員提供極為實用的工作平臺。

二、方案描述

針對以上需求，圍繞政府內部培訓、本地會議，研討會議，座談會等需求而建設，滿足政府基本要求和個性化需求，包括研討、演講、講座、報告、播放投屏等功能。根據使用方需求，該會議室既要滿足培訓和日常開會需求，也要滿足無紙化會議需要，所以為該會議室配備平板無紙化系統，會議時管理員通過開啟各個系統，可以將會議需要用到的圖像資料和PPT根據需要分別顯示出來，為參會者提供一個方便、快捷的現代化手段的平臺。

三、方案設計

訊維無紙化移動多媒體會議終端是適合于各種高端會議場合，以及重要的政務、商務、企事業單位和大型活動的會場實施應用。該系統基于安卓平臺開發，移動式觸控會議終端軟件系統實現全數字化管理，支持無線網絡連接方式，方便快捷使用。系統中央節點采用千兆無線AP連接，支持網絡級聯擴展全，終端采用無線通訊組網方式，對各種規格的會議廳以及臨時會場均具有良好的適應性。

訊維無紙化移動多媒體會議終端可提供豐富的會議功能，協助會議主辦方對整個會議流程進行高效便捷的控制，對會前準備，會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務功能，保證會議正常、有序、安全地進行。該系統配備MeetApp會議應用，可支持常見的會議功能，充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中，可為參會人員提供絕佳的數字化辦公，體驗文稿滑屏、拖動、縮放等特效，同時支持參會人員向在紙質文件中批注一樣方便的會議模式，支持會議室中各種信號的互聯互通。所有的操作均通過一臺終端完成，簡化了紙質文件的使用，極大推進無紙化會議辦公水平的發展與進步。

四、系統組成

無紙化會議室的搭建一般采用如下的軟硬件部署：

1、客戶端（平板端）：根據實際參會人數，部署對應數量的控制平板+軟件，目前配置14套；

2、管理PC端：會議管理員使用，實現對會議的集中控制與管理；

3、服務器端（XUNWEI無紙化會議交互控制處理器）：承載數據的轉發，同步信號的處理，利用觸屏軌跡跟蹤和觸屏軌跡仿真技術；

4、流媒體服務器端；

5、無紙化會議交互投屏終端；

7、網絡交換機。

五、系統功能

會前準備：1、編輯及設置會議基本信息；2、設置會議主題、主持人、會議時間等；3、設置會議權限等；4、添加、修改、刪除與會人員；5、支持導入導出與會人員；6、編輯參會人員信息；7、文件分發上傳會議文件；8、會議設置及管理會議投票；9、編輯會議投票標題、選項、說明、類型；10、設置每個投票的權限；11、支持投票信息的導入和導出；12、首頁設置設置開機歡迎界面；13、自定義背景圖片；14、設置會議主題、座位、姓名、職務等信息的顯示方式（字型字號字的顏色及布局）；15、人名屏設置編輯外側屏的顯示內容（只適用于雙面屏產品）；16、設置顯示內容（會議名稱或單位、人名、職稱、職務）的字型字號字的顏色；17、設置背景圖片；18、上傳視頻文件；19、配置流媒體源。

會中功能：1、會議簽到參會人員簽到；2、一鍵觸摸，快速簽到，后臺自動記錄簽到狀態；3、簽到后，參會者可以觀看基本會議概況內容；4、參會人員顯示參會人員的基本信息；5、以列表的形式顯示與會者人員的坐席號、姓名、單位、職位、簽到時間；6、支持與會者列表信息的導入導出；7、會議文件顯示并打開管理員分發的會議文件；8、支持各種辦公文件格式；9、同步現場支持打開文檔并同步共享演示文檔；10、支持打開并查看文檔；11、支持批注文檔并保存；12、支持共享演示文檔到其他終端；13、支持共享演示文檔到投影儀；14、會議記錄會議過程隨手筆記；15、支持導出到U盤；16、電子白板可在模擬白板上進行手寫演示，使會議變得形象生動；17、支持鉛筆、直線、矩形、圓形、橢圓形、文本、圖片等工具；18、支持白板存檔、載入，支持將白板內容同步到投影儀；19、交流提示支持與會者之間實時交流；20、網頁瀏覽瀏覽以太網；21、支持輸入HTTP地址瀏覽網頁；22、支持登陸辦公系統；23、個人資料可以導入本地私有文件；24、U盤等移動設備導入到本地終端；25、會議投票提供會議現場的投票表決功能；26、支持投票列表、投票說明描述；27、投票形式支持自定義（多選一，多選多）；28、投票結果自動統計、圖形化顯示；29、視頻服務播放視頻文件、直播源；30、支持播放服務器上的視頻文件；31、PC模式把無紙化終端作為普通PC電腦使用；32、主持功能主席機特有；33、支持對代表席功能的控制；34、茶水、紙、筆等服務呼叫。

會后歸檔：1、會議歸檔會議過程文件打包備案保存；2、可選需要保存的內容；3、可保存為文件夾目錄。

隨著無紙化會議系統在企業、政府等領域的大面積應用，分布式可視化系統可利用其獨特的優勢，實現無紙化辦公會議應用外的音視頻智能管控與交互應用，使得整個會議系統全面進入一個智能化、數字化的時代。

審核編輯 黃宇