公文流轉管理是一項繁重而復雜的工作，涉及到大量文件的傳遞、審批和歸檔。傳統的公文流轉管理模式存在著諸多問題，如責任不明確、文件傳遞效率低下、容易丟失、文件歸檔不規范、審批流程繁瑣等，直接影響到單位領導決策力和執行力。隨著科技的不斷進步，這些問題得到了有效解決。其中，RFID射頻識別技術的應用為公文流轉管理帶來了革命性的變革。

RFID是一項易于操控，簡單實用且特別適合用于自動化控制的靈活性應用技術。通過使用RFID技術，完成公文的出入庫管理，并對公文的流轉進行監管，形成流轉記錄和可視化流轉軌跡記錄。RFID技術的成功應用，構建了全新的公文流轉管理平臺，支撐著各企事業單位公文流轉電子化管理，協助各個環節的運作，落實上層指示，打破部門信息壁壘，保障部門之間協作高效開展。

整個方案涵蓋公文信息管理、檔案盒管理、復印件管理、流程流轉管理和公文借閱管理等環節。能夠實現公文的發布、公文查找與借閱、公文流程節點、公文接收等功能。有效的解決了公文在流轉中遇到文件傳遞不及時，不準確的情況，做到全生命周期可視化。

以下是利用RFID技術解決文件流轉過程的一些難題的方法：

文件追蹤：

通過在文件夾或文件上安裝RFID標簽，可以實時追蹤文件的位置和狀態。

利用RFID讀取設備，可以快速掃描并記錄文件流通過程中的每一個位置變動，實現文件的透明化管理和實時監控。

提高文件定位效率：

在文件存儲區域安裝RFID讀取器，當需要查找特定文件時，可以迅速定位文件位置，減少人工搜索時間。

結合智能軟件系統，可以實現文件的智能排序和快速檢索。

安全性管理：

RFID標簽可以包含加密信息，確保文件在流轉過程中的安全性。

權限控制可以通過RFID技術實現，只有授權人員才能取出或存入特定文件，防止未授權訪問。

防止文件遺失：

當文件離開規定區域時，RFID系統可以即時發出警報，提醒管理者文件的可能遺失或被盜。

結合GPS技術，甚至可以追蹤文件的具體位置。

流程自動化：

在文件處理過程中，RFID技術可以實現自動化的流程控制，比如文件到達特定位置時自動更新文件狀態。

與辦公自動化系統（OA）結合，可以實現文件處理的無縫對接。

統計和分析：

RFID系統可以收集大量的文件流轉數據，通過數據分析可以優化文件管理流程。

定期報告可以幫助管理層了解文件的使用情況，進一步改進管理策略。

智能文件文件柜是利用ISO/IEC 18000-3 Mode3 EPC Class-1 RFID識別技術，集成身份識別系統，鎖控系統，安卓操作系統，針對文件進行全天候管理的一款智能設備。

通過該設備，可以實現對文件的精準定位，自動盤點，實時監控，權限存取，數據分析等諸多功能。

一、特色功能

● 登錄方式可選：身份卡、指紋、人臉識別、微信等多種登錄方式，進行開門權限管理

● 智能人機交互：自帶10寸觸摸顯示屏，可進行人機友好交互操作

● 語音提示：文件柜操作過程中會有相應的語音提示功能，誤存文件時發出報警提示

● 盤存速率快：盤存1000份文件只需要6-8秒

● 使用方便：采用玻璃門設計，文件文件情況直觀，底部滑輪設計，移動使用方便

審核編輯 黃宇