傳統的文件柜對于生產力來說其實是一種損害，它塞滿了合同、供應商協議、入職文件和其他文件。根據施樂（Xerox）公司的數據，中小企業在處理文檔管理問題上浪費了46%的時間。

本文中，我將解釋如何通過切換到支持AI的文檔管理系統來最大限度地提高工作效率。

來看一個例子

采購公司知道他們有一份文件，但卻找不到;一家律師事務所手頭有一些文件，但找不到與案件有關的其他文件。現在，想象一下他們在尋找正確的文檔時會遇到的麻煩。很明顯，這表明他們的文檔管理系統效率低下且繁瑣。如果你處在他們的位置，你可以在以下兩件事中選擇一件：

· 繼續大海撈針，即繼續在文件堆里找到想要的文件。

· 整合一個以人工智能為后盾的智能文檔管理系統，幫助他們快速分類和訪問任何角落的數據。

依我看，你應該選擇后者。一個支持人工智能的智能文檔管理系統可以減輕人工的痛苦，簡化每一步工作流程，使之更好更快。從獲取到存儲和檢索信息，人工智能徹底改變了管理、創建和使用的方式。

本文將闡述支持人工智能的智能文檔管理系統是如何在現代工作場所變革的，以及為什么它們是必要的。

1.自動分類和處理

人工智能極大地改善了文檔管理世界。它可以讀取文檔內容并自動分類和處理，而無需人工干預。文檔管理軟件中存儲的文檔越多，它就越能理解受眾的交互，也就能更好地對信息進行分類和處理。

2.自動化手動過程

大多數組織都努力存儲、管理信息，并在需要時進行檢索。一個智能文檔管理軟件可以自動完成這項繁重的工作，將節省的時間專注于其他關鍵業務操作。

假設你在5個不同的地方有5份不同的文件——一份合同、一份解雇信、一份申請書、一份更改通知單和另一份重要的紙質文件，你想把它們放在一個文件里。在手動文檔管理場景中，你將需要一些時間查找每個文檔并將它們組合到一個文件中。

這時就該智能文檔管理軟件來拯救你了。它數字化所有的紙質文檔，分類，標記，并存儲在云端。因此，當下次查找特定文檔時，你可以鍵入標記并在幾秒鐘內找到它。這也有助于在快速周轉時間內實現團隊內的協作和參與，這項令人頭疼的任務有著落了。

3.數據提取

小企業每天都會產生大量的數據。因此，他們有必要精簡數據并提取重要信息來執行特定任務。DMS能準確、快速地提取出新的數據，提升數據提取級別。它使用機器學習、預測分析和數據可視化來處理文檔中包含的數據。

例如，Google的文檔AI通過從結構化和非結構化數據中獲取信息來降低運營成本并提高效率。此外，它自動化并驗證所有數據（結構化和非結構化），以確保文檔的準確性和一致性。最棒的一點是，由于它將文檔存儲在云端，你可以在任何時間點檢索它們。

4.激發商業智能

假設你正在招聘一個項目經理，每天都會收到大量的簡歷，手動瀏覽每份簡歷對招聘經理來說既費時又費力。

由人工智能支持的文檔管理系統可以根據招聘經理輸入的關鍵字對簡歷進行分類，這樣他們就能得到想要的確切信息。這也節省了他們瀏覽每一份簡歷的時間，減少包括瀏覽與工作無關的簡歷的麻煩。

5.聚類文檔

對文檔執行編程操作以獲得所需結果的需求從未如此之大。文檔管理系統根據不同的主題或層次結構來劃分文檔堆棧。它理解兩個文檔之間的關系，得出結論，并發現它們之間的相似之處。這使得分類、組織和文檔搜索變得輕而易舉。

聚類文檔能夠幫助律師事務所、采購公司、IT公司和其他文件繁重的服務提供公司。該軟件將信息分類在不同的集群中，并在需要時根據相關性和相似性提取信息。即使在文檔創建十年甚至更久遠的時間之后，它依舊能輕松處理文檔工作。此外，DMS保存更改并跟蹤更改，使你能夠完全控制文檔。

6. 構建非聚集型的信息

現代企業收集的數據有80%是非結構化的。大多數情況下，我們通過電子郵件、短信、信件和表單進行交流，這些都是非結構化數據。這就造成了很多混亂和溝通空白，減緩了工作進度，對組織造成了不可挽回的傷害。

文檔管理系統能起到保護傘的作用，并將所有信息存儲在一個集中的位置，使你能夠無憂地使用不同形式的通信。

7.安全存取

我們都知道，如今數據是公司最有價值的資產。因此，如果數據發生任何變化，公司就可能會遇到麻煩。顯而易見，手動管理文檔時公司更容易發生數據泄露。

智能數據管理系統使你能夠在一個緊密的環境中工作，減輕數據泄漏和數據剽竊問題。此外，它還提供了對文檔進行密碼保護的功能，以防止未經授權的訪問。它還檢測訪問私有數據的未授權請求，并拒絕這些請求。

此外，人工智能支持的DMS減少了數據冗余、數據錯誤，并防止文檔被放錯地方。簡而言之，我們可以說，一個文檔管理系統可以使你的組織免受各種數據安全威脅。

文檔管理系統是當今企業所必需的嗎？

支持人工智能的智能文檔管理系統徹底改變了我們在辦公室或出差時的協作方式，這對企業來說簡直是一種福音。

DMS通過自動化日常任務，幫助你把時間花在關鍵的職責上，從而幫助你創建一個智能的工作場所。它通過在集群中存儲信息來消除混亂，在需要時為你提供所需的信息，并保護你的數據。智能DMS能夠全天候為你服務，永不疲憊。
責編AJX