數(shù)據(jù)歸檔軟件是數(shù)據(jù)存儲的重要組成部分，因為每個公司都需要以安全有效的方式存儲敏感的重要數(shù)據(jù)。

對于每天使用的數(shù)據(jù)，可以使用多種方法來實現(xiàn)，從云存儲到專用的本地網(wǎng)絡(luò)。但是，當(dāng)需要存儲不再有效使用的數(shù)據(jù)以進(jìn)行長期檢索時，會發(fā)生什么情況？這是使用數(shù)據(jù)歸檔軟件時的情況。

但是，這個簡單的定義隱藏了很多復(fù)雜性。對于許多組織而言，以高效，安全和可搜索的方式存儲數(shù)據(jù)可能是一個真正的挑戰(zhàn)。值得慶幸的是，這是歸檔軟件可以幫助完成的任務(wù)。最好的數(shù)據(jù)歸檔解決方案將為您提供一種有效且安全的長期存儲數(shù)據(jù)方式，還可以幫助確保遵守法規(guī)框架。

在本文中，我們將研究數(shù)據(jù)歸檔軟件的四個關(guān)鍵功能。

可搜尋性

任何歸檔軟件的核心都是能夠搜索已歸檔的數(shù)據(jù)。可搜索性是該軟件的關(guān)鍵功能，因為如果沒有強大的搜索界面，可能很難找到可能多年未使用過的文檔。

因此，大多數(shù)歸檔軟件會將元數(shù)據(jù)附加到已歸檔的每個數(shù)據(jù)中，并允許用戶搜索這些元數(shù)據(jù)。

通常，將在已歸檔文檔的描述中顯示的元數(shù)據(jù)片段為：

文件類型（例如PDF或電子郵件文件）。

數(shù)據(jù)源，可以在其中搜索結(jié)果。

文件的作者以及創(chuàng)建和存檔的日期，使用戶可以按時間順序進(jìn)行搜索。

文件中的重要數(shù)據(jù)（例如財務(wù)數(shù)據(jù)），使用戶可以使用這些關(guān)鍵字搜索檔案。

優(yōu)化

即使是今天最小的公司，也將產(chǎn)生相對大量的數(shù)據(jù)。歸檔此文件可能會很昂貴，因為公司將需要每隔幾年購買額外的存儲空間。

有兩種策略可以用來解決此問題，并且通常是一前一后地使用的。

一種是利用云計算，云計算的主要優(yōu)點之一是降低了存儲大量數(shù)據(jù)的成本，并且減少了對昂貴的本地硬件進(jìn)行投資的需求。第二個是歸檔軟件，可以與云存儲結(jié)合使用，以優(yōu)化歸檔的硬件要求。

這就是研究公司Gartner所說的“整體存儲優(yōu)化”。正如他們指出的那樣，具有此功能的存檔軟件使您可以“減少生產(chǎn)中的數(shù)據(jù)量并保持無縫的數(shù)據(jù)訪問”，這反過來又帶來了許多好處。它可以減少資本支出和運營支出，改善信息治理，降低風(fēng)險，并改善對用于報告和分析的輔助數(shù)據(jù)的訪問。

自動化

盡管目前可以使用上述三個功能來定義高質(zhì)量的數(shù)據(jù)歸檔軟件，但歸檔軟件仍在不斷開發(fā)中，并且定期發(fā)布新功能。這意味著在保留上述核心功能的同時，數(shù)據(jù)歸檔的未來可能會利用一些令人興奮的新技術(shù)。

目前，大多數(shù)備份和歸檔趨勢都集中在自動化上。人們相信，由AI和ML驅(qū)動的自動化系統(tǒng)可以幫助使數(shù)據(jù)存檔過程更快，甚至可以用于使元數(shù)據(jù)的生產(chǎn)自動化。此外，這些系統(tǒng)可用于加快證明數(shù)據(jù)檔案符合法規(guī)框架的過程。

靈活性

最后，與其他歸檔解決方案相比，歸檔軟件的主要優(yōu)點之一是，該軟件使公司能夠歸檔各種不同類型的數(shù)據(jù)，并將歸檔寫入類似的各種存儲介質(zhì)。

這在今天尤其重要，因為許多公司所做的大部分事情都發(fā)生在傳統(tǒng)上不被視為“文檔”的媒體中。當(dāng)今市場上最好的存檔軟件將使組織可以存檔社交媒體帖子或客戶服務(wù)請求日志。

只要正確標(biāo)記了這些數(shù)據(jù)并進(jìn)行搜索，就可以使存檔軟件為您提供業(yè)務(wù)活動的真正整體存檔。

歸檔：效率和數(shù)據(jù)合規(guī)性

最終，數(shù)據(jù)存檔軟件為公司提供了一種強大而簡便的方法來存檔其數(shù)據(jù)，以進(jìn)行長期存儲和檢索。通過為組織提供搜索功能，資源優(yōu)化和存檔各種媒體的功能，存檔軟件可以極大地提高業(yè)務(wù)效率和法規(guī)遵從速度。
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