我是一個(gè)程序員、設(shè)計(jì)師和企業(yè)家，也是 Asana 的聯(lián)合創(chuàng)始人。許多知名公司（如：Uber，Pinterest，Dropbox）都在使用這款提升團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力的軟件。我在 Facebook 做開(kāi)發(fā)經(jīng)理時(shí)，設(shè)計(jì)過(guò)一個(gè)用于提升團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力的工具，F(xiàn)acebook 至今仍在使用該工具。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，我在思索如何提高效率上面花了很多時(shí)間。

下面是我總結(jié)的提高效率的一些建議，每個(gè)建議都是關(guān)于優(yōu)化下列三個(gè)方面的：環(huán)境、思維和流程。

改善環(huán)境

避開(kāi)所有打擾

「多任務(wù)處理」使人感到更有效率，但研究表明，它使我們變得更加低效。我們經(jīng)常去查看郵件，這種頻繁的打斷使我們思維變得遲緩 ，我們需要花費(fèi)比預(yù)期更多的時(shí)間回到原來(lái)事情上。所以當(dāng)你需要集中注意力時(shí)：

將手機(jī)設(shè)置為勿擾模式。在 iPhone 上：從屏幕的底部向上滑動(dòng)，然后點(diǎn)擊月亮圖標(biāo)。

關(guān)掉所有與當(dāng)前任務(wù)不相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)。

如果你的工作需要寫(xiě)郵件，寫(xiě)郵件時(shí)不要看到新郵件。在 Gmail 中的 Gmail 書(shū)簽（過(guò)濾掉所有內(nèi)容）可以實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。

關(guān)掉計(jì)算機(jī)上的新郵件提醒。

退出聊天軟件。

發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間流

如果一天中你不斷地被會(huì)議打斷，你很難進(jìn)入時(shí)間流、處理復(fù)雜任務(wù)的狀態(tài)。

在日程表上標(biāo)注自己有一個(gè)三個(gè)小時(shí)的「會(huì)議」，你是會(huì)議的唯一參與人員。這樣同事們?cè)诎才艜?huì)議時(shí)會(huì)避開(kāi)這段時(shí)間，你可以在這段時(shí)間里不間斷地將工作完成。

如果可以話，每周選擇一天作為全公司的無(wú)會(huì)議日。在 Asana，我們?cè)O(shè)有「無(wú)會(huì)星期三」。

跟蹤了解你一天中不同的活動(dòng)的高效時(shí)間。在你的高效時(shí)間完成工作最難的部分。下圖是我用來(lái)確定我的高效時(shí)間的方法，我的高效時(shí)間是上午 10 點(diǎn)到中午。相關(guān)閱讀：尋找你的超人時(shí)間。

精通你使用的工具

如果你一整天都在使用電腦，每次你伸手去拿鼠標(biāo)的時(shí)候，都會(huì)降低一點(diǎn)速度，阻礙你的時(shí)間流。你操作計(jì)算機(jī)的速度應(yīng)該跟上你思維的速度。這樣做你需要學(xué)習(xí)常用軟件的快捷鍵。

每次需要使用鼠標(biāo)時(shí)候，看看是否可以使用快捷鍵代替。通常你可以在菜單項(xiàng)中找到對(duì)應(yīng)快捷鍵，或當(dāng)你把你的鼠標(biāo)光標(biāo)放到按鈕上會(huì)顯示出快捷鍵提示。在 Mac 上：? 是 Command，? 是 Option，? 是 Shift， ^ 是 Ctrl。

使用軟件 SizeUp，可以迅速重新排列軟件窗口，不需要使用鼠標(biāo)。

優(yōu)化思維

這方面我最喜歡的書(shū)籍之一是托尼·施瓦茨的《全心投入的威力：管理精力而非時(shí)間》。 僅僅是這本的書(shū)名就有很大啟發(fā)性。

定時(shí)休息

通常我們以為，在工作上花費(fèi)的時(shí)間越多，完成的任務(wù)也就越多。事實(shí)并非如此，人類(lèi)不是機(jī)器，我們的大腦需要時(shí)間恢復(fù)。人類(lèi)不是機(jī)器人。我們的頭腦需要時(shí)間來(lái)充電。研究表明，工作 90 分鐘，休息 15 分鐘，有助于在更少的時(shí)間里完成更多的工作 。相關(guān)閱讀：少既是多。

冥想

我是如何養(yǎng)成一個(gè)日常習(xí)慣的。

照顧好自己的身體

多喝水。 每天早上，我都會(huì)在辦公桌上放 5 大杯水。我每天下班時(shí)，都已經(jīng)把水喝完了。看到桌上放的這些水，會(huì)提醒我喝了多少水。

改善飲食。 碳水化合物過(guò)高的午餐會(huì)使你下午精力不足。

運(yùn)動(dòng)： 每周兩次有氧運(yùn)動(dòng)可以幫助提高效率。

總之，使用的工作外的時(shí)間來(lái)修養(yǎng)身心，工作時(shí)會(huì)更加精力充沛。

直面困難、克服拖延

我們拖延，不是因?yàn)閼卸瑁且驗(yàn)槿蝿?wù)的重要性會(huì)使我們感到焦慮。發(fā)生這種情況時(shí)，你應(yīng)該做以下的事：

誠(chéng)實(shí)面對(duì)你焦慮的原因。把導(dǎo)致焦慮的事情寫(xiě)下來(lái)，或者告訴你朋友。你為什么感到如此害怕？

尋找一個(gè)容易執(zhí)行的下一步。

關(guān)于這方面，我寫(xiě)過(guò)一篇文章：《如何通過(guò)面對(duì)焦慮克服拖延》。

如果你現(xiàn)在沒(méi)有精力去面對(duì)恐懼，那么至少做你的清單上的第二優(yōu)先的事情，而不是去查看 Facebook。多產(chǎn)的斯坦福大學(xué)教授約翰·佩里把這種做法稱(chēng)為「結(jié)構(gòu)化的拖延癥」。在網(wǎng)站 StructuredProcrastination.com 上，他把自己的成功歸結(jié)于這種做法。

優(yōu)化流程

設(shè)定清晰的計(jì)劃。許多低效源于沒(méi)有分清事情的輕重緩急。你沒(méi)有搞清楚哪些事情有助于實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)、什么是最高優(yōu)先級(jí)的事情。

在下一步計(jì)劃沒(méi)有完全明確，并且整個(gè)團(tuán)隊(duì)達(dá)成一致之前，不要開(kāi)始行動(dòng)。

先思考這些事情：我們的目標(biāo)是什么？我們?yōu)槭裁聪胍_(dá)成該目標(biāo)？達(dá)成該目標(biāo)需要哪些步驟？每一個(gè)步的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)？這些步驟的順序是怎樣的？什么是所有去實(shí)現(xiàn)它所需的步驟？每一步驟由誰(shuí)負(fù)責(zé)？這些步驟將按照什么順序執(zhí)行？

相關(guān)閱讀：《如何制定一個(gè)清晰的計(jì)劃》。

團(tuán)隊(duì)合作

有些人喜歡獨(dú)自工作，但是，處理復(fù)雜任務(wù)時(shí)，我一般覺(jué)得困難、容易分心。

找一個(gè)愿意合作的隊(duì)友。有時(shí)候，花費(fèi)我兩天的任務(wù)可以在 2 小時(shí)內(nèi)與合適的伙伴完成。 「結(jié)對(duì)編程」是軟件行業(yè)很常見(jiàn)，但它其實(shí)適用于任何領(lǐng)域。

或者，你可以進(jìn)行自我對(duì)話，問(wèn)問(wèn)自己那些問(wèn)題是重要的，然后把問(wèn)題和答案寫(xiě)到文本編輯器或者筆記本里。我在電腦上以隨意的形式寫(xiě)過(guò)一些長(zhǎng)篇的對(duì)話，這些對(duì)話都是富有策略性的，有成效的。

公開(kāi)聲明最后期限

將同伴的壓力轉(zhuǎn)化為你的優(yōu)勢(shì)。如果一項(xiàng)重要任務(wù)沒(méi)有固定的最后期限，我會(huì)自信地告訴別人：「我會(huì)在周五下班時(shí)送給你一份作業(yè)副本」。我不想在同事面前表現(xiàn)得很可笑，所以我會(huì)努力確保事情在周五完成。

使用軟件來(lái)跟蹤你的工作

毫無(wú)疑問(wèn)，我認(rèn)為 Asana 在這方面是最好的。它不僅為維護(hù)你的待辦事項(xiàng)清單;它同時(shí)還管理整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作流程，所以你們不需要無(wú)休止的會(huì)議來(lái)保持同步。Asana 讓大家在工作的地點(diǎn)面對(duì)面的交流，這樣你就不需要一直通過(guò)電子郵件去獲取信息。

花點(diǎn)時(shí)間反省

每一天結(jié)束用幾分鐘考慮一下：什么地方做的好，什么地方做的不好。你的整個(gè)工作流程是否有可以改進(jìn)的地方？如果你每天都可以提升 1％ 的效率，一年后你的效率將有 15 倍提升。